A Klímagáz adatbázisban jegyzőkönyvezésre megbízással rendelkező, megfelelően képesített vállalkozás képesített alkalmazottja jogosult. Jegyzőkönyveket a Klímagáz adatbázisban kizárólag a szivárgásvizsgálatra kötelezett (illetve elektromos kapcsolóberendezések esetén nyomás-vagy sűrűségtávadó eszközzel felszerelt) alkalmazások esetén kell feltölteni.

A Klímagáz adatbázisban elektronikusan kitöltött jegyzőkönyveken kívül nem szükséges egyéb dokumentum csatolása. További dokumentumként kizárólag a 6 darabnál több fődarabot tartalmazó rendszereknél új telepítés, vagy átépítés esetén első alkalommal szükséges szivárgásvizsgálati tervdokumentáció felöltése.

Fődarabnak minősül:

·         kompresszor,

·         kondenzátor,

·         elpárologtató,

·         hőcserélő.

Jegyzőkönyvezésre megbízást az adott alkalmazás tekintetében az alkalmazás tulajdonosa, üzemeltetője adhat a saját regisztrációs felületén keresztül a képesített vállalkozás részére. A megbízás elfogadását követően a megbízott képesített vállalkozás képesített alkalmazottja a szerződött alkalmazások nyilvántartására szolgáló menüpontban rögzítheti a jegyzőkönyveket.

A megbízás terjedelme az alkalmazás tulajdonosa, üzemeltetője és a képesítéssel rendelkező vállalkozás közötti jogviszony tartalmától függ. Megbízás tehát jegyzőkönyvtípusonként, külön-külön vagy valamennyi jegyzőkönyvtípus tekintetében is adható.

Az alkalmazáson végzett, vagy azt érintő, képesítést igénylő tevékenységek akkor minősülnek elvégzettnek, amikor az elektronikus jegyzőkönyvet rögzítik a Klímagáz adatbázisban.